維持訂房記錄有兩個(gè)主要?jiǎng)幼?，即最初訂房的文件歸檔和變更修改訂房的細(xì)節(jié)。
（1）文件歸檔
在預(yù)約表格上或電腦里記錄訂房及更正房間可用表后，訂房人員應(yīng)將其歸檔。
    酒店?duì)I銷部門要注意了，訂房表格或訂房卡通常依時(shí)間先后順序排列，例如：依照顧客到達(dá)酒店日期及姓名的字母順序排列。
 

歸檔時(shí)，文件可按以下類別進(jìn)行；
1）今日到達(dá)。顧客在待定的日子到達(dá)和入住。
2）方案A—暫時(shí)訂房或詢問(wèn)。此類訂房不需要酒店去確認(rèn)，這些訂房可能會(huì)轉(zhuǎn)變成取消或已訂房但顧客不出現(xiàn)。
3）方案B—確認(rèn)訂房。此類訂房是指顧客給出了實(shí)際的訂房承諾，并會(huì)抵達(dá)酒店。
4）完成訂房。此類顧客停留和離開的資料保留，有助于未來(lái)的客房銷售。這些歸檔的文件資料通常是酒店取得重要資訊的渠道，更是酒店經(jīng)營(yíng)不可缺少的資料。
（2）修改訂房
    顧客要求換房或取消是常有的事。在這種情況下，訂房人員要及時(shí)對(duì)改正或取消的表格和最初預(yù)定的表格以及信件進(jìn)行歸檔。同一時(shí)間，訂房人員應(yīng)將房間可使用的顯示圖改正過(guò)來(lái)，如果有取消訂房的狀況，訂房人員需記錄各種不同細(xì)節(jié)，以保證已確定取消訂房，并且要通知由誰(shuí)負(fù)責(zé)處理取消訂房。如果有任何不一致的狀況發(fā)生，訂房人員都要及時(shí)查出并改正錯(cuò)誤。取消訂房的記錄，應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1）最初的訂房日期。
2）顧客姓名。
3）取消訂房日期。
4）取消訂房顧客的姓名。
5）取消的號(hào)碼。
6）負(fù)責(zé)辦理訂房、取消訂房的辦事人員姓名以及已經(jīng)取消的所有詳細(xì)項(xiàng)目。

 

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